En ejecuciónSector públicoCorreoWeb
Gestión documental con IAEntidad pública de inspección, vigilancia y control
Miles de correos a la semana, clasificados y radicados sin trabajo manual.
- de correos por semana
- Miles
- de correos por semana
- tipos de trámite clasificados
- +1.000
- tipos de trámite clasificados
- fases automatizadas
- 8
- fases automatizadas
- trazable y auditable
- 100 %
- trazable y auditable
El reto
Lo que estaba frenando la operación
La ventanilla de una entidad nacional recibe miles de correos, formularios y solicitudes ciudadanas cada semana. Un equipo los lee uno a uno para decidir de qué trámite se trata, a quién le corresponde y cómo se radica: un cuello de botella lento, costoso y con riesgo de seguridad por los adjuntos.
La solución
Lo que construimos
- Un flujo de 8 fases que recibe la correspondencia, la analiza en un entorno aislado, la clasifica con IA y la radica en el gestor documental por API.
- Modelo híbrido de bajo costo: primero reglas fijas, IA solo cuando el lenguaje es ambiguo y una persona revisa las excepciones, con aprendizaje continuo.
- La entidad conserva la titularidad de la solución, y el diseño se puede replicar en cualquier entidad con ventanilla única.
Cómo funciona
El flujo, paso a paso
- Entrada multicanal
- Seguridad
- Clasificación IA
- Motor de decisión
- Radicación
- Enrutamiento
- Respuesta
- Analítica
Fase 1
Entrada multicanal
Correo institucional, PQRS, formularios web y enlaces a nubes.
Ficha técnica
Por dentro
- Para
- Alcaldías, gobernaciones, superintendencias, hospitales y universidades
- Orquestación
- Flujos auditables en n8n
- Seguridad
- Sandbox aislado y criterios ISO 27001
- Modelos
- Reglas fijas + OCR + LLM solo para casos ambiguos
- Control humano
- Excepciones revisadas por un funcionario
- Propiedad
- La entidad conserva la titularidad de la solución
n8nPythonOCRLLMAPIs RESTMicrosoft 365
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